Organizační část > Dokumentace a vyhodnocení povodně

Povodňová kniha je pracovní deník, který vedou povodňové orgány, další účastníci ochrany před povodněmi a subjekty, které mají tuto povinnost zakotvenou ve svých povodňových plánech. Zapisují se do ní zejména:

•doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí

•doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, způsobu a doby odeslání

•datum a čas vyhlášení nebo odvolání stupňů povodňové aktivity

•datum a čas převzetí řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně

•datum a čas ukončení řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně

•doslovné znění příkazů povodňového orgánu

•popis provedených opatření

•výsledky povodňových prohlídek.

Zápisy do Povodňové knihy provádějí jen osoby tím pověřené – zapisovatelé/zapisovatelky, které jsou povinny každý zápis podepsat. Přehledný způsob jak zprávy o povodni zachytit a vyhodnotit je evidence zpráv v Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv, kde jsou všechny zprávy zapsány. Zprávám se přiděluje Evidenční číslo (obdoba čísla jednacího) a uvádí se, kde a jak je zpráva založena.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

•Telefonické zprávy (fonogramy) se zapisují do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv, také se mohou nahrát na diktafon a později přepsat buď ručně do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv nebo na počítači. Zprávě se přidělí evidenční číslo, které se napíše do pravého horního rohu zprávy, dále od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem předána.

•U zpráv, které jsou již v tištěné formě nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předán, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů (desky s rychlovazačem).

•Zprávy na jiných médiích se evidují jako ostatní zprávy.